| Mackenzie a toujours eu le souci de protéger les renseignements
personnels concernant ses clients qu'elle est appelée à
recueillir et à conserver dans le cadre de ses activités.
Nous avons le plaisir de vous faire parvenir notre Avis sur la
protection des renseignements personnels, qui explique comment nous recueillons,
conservons, utilisons et, lorsqu'il y a lieu, communiquons, les renseignements
personnels qui vous concernent, lorsque nous faisons affaire avec vous
et avec votre conseiller financier. Le présent avis est conforme
à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les
documents électroniques (Canada) et aux lois provinciales analogues.
Nous vous invitons à en prendre connaissance et à communiquer
avec nous par l'un des moyens indiqués à la fin du présent
document si vous avez besoin d’éclaircissements.
1. Dossiers des clients et renseignements personnels : Les
renseignements personnels qui ont été recueillis à
votre sujet, à des fins énoncées dans le présent
avis, sont conservés dans un dossier appelé « dossier
du client ». Votre dossier peut ainsi renfermer votre nom, votre
adresse et votre numéro de téléphone, votre numéro
d'assurance sociale, votre date de naissance, les avoirs que vous détenez
dans votre compte et le nom, l'adresse et le numéro d'assurance
sociale de votre conjoint et de votre bénéficiaire. Il se
peut que votre dossier renferme d'autres renseignements personnels nécessités
par le genre de placements ou de services que vous avez demandés.
Par exemple, si vous avez établi un programme de prélèvements
automatiques, votre dossier renferme également le numéro
de votre compte auprès de toute institution financière.
2. Communication des renseignements à Mackenzie : Lorsque
vous-même ou votre conseiller financier remplissez un formulaire
de demande, pour adhérer à un régime ou ouvrir un
compte auprès de Mackenzie, vous fournissez à cette dernière
des renseignements personnels vous concernant, et, dans certains cas,
concernant votre conjoint et votre bénéficiaire, afin :
a) de procéder à un placement;
b) de donner des instructions; ou
c) d'obtenir des renseignements à propos d'un de vos placements.
Mackenzie recueille ces renseignements personnels, les conserve dans votre dossier, s’en sert et les communiquent, le cas échéant, à des tiers aux fins énoncées dans le présent avis.
Dans le présent avis, le terme « courtier » fait référence à toute personne ou entité habilitée (ou qui affirme être habilitée) à agir dans le cadre de vos placements en tant que votre conseiller en placements ou courtier ou de la part de votre conseiller en placements ou courtier. Vous reconnaissez que votre courtier est votre mandataire et non le nôtre. Nous sommes autorisés à accepter et mettre en application tout avis, autorisation ou toute autre communication que nous croyons de bonne foi avoir été transmis par vous ou votre courtier de votre part. Nous n’avons aucune obligation de vérifier que votre courtier est dûment autorisé à agir en tant que votre mandataire ou est autrement autorisé à agir pour vous.
3. Collecte, conservation, utilisation et communication des renseignements
personnels que renferment les dossiers des clients : Mackenzie
est autorisée à recueillir, à conserver et à
utiliser les renseignements personnels que renferme votre dossier, de
même qu'à se faire communiquer des renseignements personnels
par les tiers évoqués ci-après, ou à leur
communiquer ceux dont elle disposent, aux fins suivantes :
a) vous identifier et assurer l'exactitude des renseignements que renferme
votre dossier;
b) établir et administrer votre compte, déterminer, enregistrer
et tenir à jour les renseignements sur vos avoirs et vos opérations;
c) effectuer des opérations avec Mackenzie ou par son intermédiaire,
y compris des virements, notamment des virements électroniques;
d) vous faire parvenir, à vous et à votre conseiller financier/courtier,
des relevés de compte, avis d'exécution, reçus
fiscaux et états financiers correspondant à vos placements,
des procurations, et autres documents dont vous-même ou votre
conseiller financier/courtier pourriez avoir besoin relativement à votre compte;
e) recueillir vos commentaires sur Mackenzie afin d’optimiser
les services qu’elle offre;
f) vous transmettre des renseignements sur ses produits et services;
g) favoriser ses propres intérêts commerciaux, notamment
lorsqu'il s'agit de recouvrer une créance;
h) se conformer aux prescriptions des lois et règlements; et
i) vérifier auprès d'un autre organisme des renseignements
que vous avez déjà donnés, lorsque des fins énoncées
dans le présent avis l'exigent.
4. Tiers :
a) Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans
le présent avis, Mackenzie peut recueillir des renseignements
personnels vous concernant auprès de tiers, dont notamment votre conseiller financier/courtier, d'autres entités appartenant
au Groupe de sociétés Mackenzie (conformément à
la définition donnée ci-dessous), d'autres institutions
financières et sociétés de gestion de fonds communs
et d'autres tiers déclarant avoir le droit de communiquer de
tels renseignements.
b) Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans
le présent avis, Mackenzie peut transmettre des renseignements
personnels vous concernant à ses fournisseurs de services, dont notamment des entreprises s'occupant de l'établissement
et de l'envoi de relevés de comptes, des entreprises de messageries,
des entreprises d’imagerie ou des sociétés s'occupant
d'archivage de documents. Lorsque Mackenzie communique des renseignements
personnels à ses fournisseurs de services, elle veille à
ce qu'il leur soit interdit, par contrat, d'utiliser ces renseignements
à d'autres fins que celles pour lesquelles elle a fait appel
à eux.
c) Mackenzie peut communiquer des renseignements personnels vous concernant
à des tiers si la loi l’y oblige. Elle peut par exemple
communiquer des renseignements, pour fins fiscales, à l’Agence
du revenu du Canada.
d) Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans
le présent avis, Mackenzie peut communiquer des renseignements
personnels vous concernant à des tiers, dont notamment votre conseiller financier/courtier, d'autres entités appartenant
au Groupe de sociétés Mackenzie et d'autres institutions
financières et sociétés de gestion de fonds communs.
Si vous désirez vous opposer à la communication de ces renseignements, ou vous renseigner sur les
conséquences qu'aurait une telle opposition, veuillez communiquer
avec nous par l'un des moyens indiqués à la fin de cet
avis. Le fait de retirer votre consentement à la communication
de renseignements personnels pourrait empêcher Mackenzie de vous
offrir des produits et des services, lorsqu'il est impossible de vous
les fournir sans communiquer ces renseignements.
Le Groupe de sociétés Mackenzie comprend Corporation Financière
Mackenzie, Services Financiers Mackenzie Inc., Compagnie de Fiducie M.R.S.,
M.R.S. Inc., Services Valeurs Mobilières M.R.S. Inc., Corporation
des Correspondants M.R.S. et toutes les sociétés qui leur
sont apparentées ou qui pourraient leur succéder, et dont
les activités sont en rapport avec l'un ou l'autre des motifs de
la collecte des renseignements énoncés dans le présent
avis.
5. Emploi du numéro d'assurance sociale : La
loi oblige Mackenzie à citer votre numéro d'assurance sociale
lorsqu'elle présente des déclarations fiscales à
l'Agence du revenu du Canada, et elle peut être autorisée
à le communiquer à des tiers chargés d'établir
de telles déclarations fiscales. Le numéro d’assurance
sociale sert également d’identificateur unique : il permet
à Mackenzie d’éviter un duplicata
(notamment d’éviter de vous envoyer le même document
deux fois ou de vous facturer des frais en double) et d’avoir une
vue d’ensemble de vos avoirs (afin d’empêcher le dépassement
des plafonds prescrits, par exemple).
6. Employés et mandataires ayant accès aux dossiers
des clients : Les employés et mandataires de Mackenzie
peuvent avoir accès à votre dossier, à condition
qu'ils aient un besoin légitime de connaître des renseignements
vous concernant, en rapport avec les fins énoncées dans
le présent avis. L'accès est restreint à ces fins.
7. Emplacement des dossiers des clients : Votre dossier
est conservé, sur support électronique, microfilm ou papier,
dans les bureaux de Mackenzie, à Toronto. Il se peut également
que certaines pièces de votre dossier, sur papier, soient entreposées
dans d'autres installations, à Toronto. En cas de sinistre informatique,
votre dossier peut être transféré vers des sites de
secours.
8. Droit de consulter et de corriger des renseignements personnels
: Sauf dans certaines circonstances, prévues dans la Loi
sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et dans les lois provinciales analogues, vous avez le droit, sur demande
écrite, de consulter les renseignements personnels que renferme
votre dossier. Vous pouvez en vérifier l'exactitude et demander,
par écrit, à faire corriger tout renseignement erroné.
Pour cela, veuillez communiquer avec nous par l'un des moyens indiqués
à la fin de cet avis. Si la question n’est pas répondu à votre satisfaction, vous pouvez vous adresser au
responsable de la conformité, à l'adresse suivante : Corporation
Financière Mackenzie, 180 Queen Street West, Toronto, ON, M5V 3K1.
Vous pouvez également le faire par courriel, en adressant votre
demande à privacy@mackenziefinancial.com.
9. Changements dans les renseignements personnels : Veuillez informer Mackenzie sans délai de tout changement survenant dans les renseignements personnels que vous lui avez fournis, en communiquant avec elle par l’un des moyens indiqués à la fin de cet avis. Mackenzie vous sait gré de votre confiance et s’engage à répondre à vos questions et à tenir compte de vos observations touchant les renseignements personnels qui vous concernent, avec promptitude et courtoisie.
Réponse à vos questions et à vos préoccupations
Pour toute question au sujet du traitement de vos renseignements personnels
ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard,
veuillez suivre les étapes suivantes :
Étape 1. Vous pouvez facilement obtenir une réponse à
votre question ou préoccupation en communiquant avec le Service
à la clientèle :
Courriel : service@mackenziefinancial.com
Téléphone : 1 800 387-0615 ou (416) 920-5120 à
Toronto
Télécopieur : 1 866 766-6623 ou (416) 922-5660 à
Toronto
Étape 2. Si après avoir parlé au Service à
la clientèle votre question ou préoccupation n'a pas été
résolue, vous pouvez communiquer avec le responsable de la conformité
:
Courriel : privacy@mackenziefinancial.com
Télécopieur : (416) 922-7062
Adresse postale : 180 Queen Street West, Toronto, ON, M5V 3K1
Étape 3. Si après avoir communiqué avec le responsable
de la conformité votre question ou préoccupation n'a toujours
pas été résolue, vous pouvez communiquer avec le
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
ou le Commissariat à la protection de la vie privée de votre
province si vous êtes résident du Québec, de l'Alberta
ou de la Colombie-Britannique.
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